7 pasos para escoger Software Contable

Para muchas empresas, seleccionar mal un software contable puede ser un real desastre. Y el culpable, inevitablemente, será el Contador Público, en quien termina recayendo la responsabilidad de su buena solución. Estos 7 pasos le ayudarán a tomar una buena decisión.

Los vendedores siempren nos muestran un paraíso

El reto está en que siempre nos cuentan las cosas buenas. No podemos esperar que un vendedor nos cuente los casos en que las implantaciones de su software han fracasado, o que nos haga una lista de sus puntos débiles.

Y lo que es peor: usualmente nos toca esperar a que todo el proceso de instalación y un mes de uso hayan pasado para poder saber si realmente cumplió con nuestras expectativas. Y para ese tiempo, ya es demasiado tarde.

¿Hay buenas noticias?

Si. En los últimos años, el software contable ha mejorado sustancialmente, y los distribuidores han aprendido los potenciales problemas en la implantación, generando “manuales de mejores prácticas” que vuelven más rápido el proceso.

Sin embargo, es importante agotar todas estas etapas para seleccionar correctamente el software contable para nuestra organización:

Paso a paso

1. Re-conocimiento

Primero debemos educarnos en todas las opciones que estén disponibles en el mercado. Para ello, recurra a varias fuentes de información:

·                     Colegas en otras empresas

·                     Periódicos

·                     Internet (Google al rescate!)

Nuestra recomendación: haga un listado con 10 opciones. Y vaya al segundo paso.

2. La hora de las matrices

Ahora, viene el proceso más largo, pero que al final termina siendo el que más satisfacciones generará. Haga una lista en Excel que incluya las siguientes columnas:

·                     Nombre del Software

·                     Teléfono

·                     Página web

·                     Valor (para mi empresa)

·                     Tiempo promedio de implantación (no se fíe únicamente del vendedor: utilice a sus amigos y colegas)

·                     Características (esta parte de la lista debe ser personalizada y adecuada a las necesidades específicas)

·                                 Módulos incluídos

·                                 Plataforma

·                                 Hay necesidad de comprar licencias o computadores adicionales?

·                                 Cuantos usuarios maneja?

·                                 etc…. (incluir aquí las necesidades específicas: código de barras, inventarios, nómina, etcétera)

·                     Empresas en donde está instalado (con nombre del contacto.. pida esto al vendedor del software: será el punto más útil de esta lista)

3. Eliminar las opciones más débiles

Seleccionar un buen paquete de software contable comienza por eliminar los paquetes que no se ajustan a la realidad de la organización.

Consejo: deje aquí una lista de 3 a 5 opciones. Máximo.

4. Evaluación de proveedores

Regularmente, el software contable es distribuído de dos formas: por la casa matriz, o por distribuidores autorizados.

En ambos casos, es importante conocer quien será quien responda por su instalación en su organización, cómo será el soporte, y si tienen personal para que se desplace o nos dé ayuda cuando lo necesitemos. Y seguro que lo necesitaremos.

Y la mejor prueba es pedirles una cita para que hagan una demostración. Con esto se les “medirá el aceite” para saber cómo será el soporte post-venta. Si les toma una semana concertar una cita, puede tacharlo de su lista.

Con esto, seguramente la lista se está volviendo más pequeña.

5. La cita con los “finalistas”

Escuche y déjelos hacer su demostración. Esto incluirá diapositivas en Powerpoint, demostraciones en vivo y posiblemente instalación de una versión demo.

Deje sus preguntas difíciles para el final.

Y cuando tenga el software instalado, tenga en cuenta que si no pudo hacer algo con el software, no necesariamente indica que no se podrá hacer. Es normal confundirse, así que esta etapa requiere de mucha paciencia. Pregunte, pregunte mucho.

6. Ahora, a llamar a las Referencias

Aquí es donde se pondrá interesante, pues cotejaremos lo que nos prometió el vendedor con la realidad. Y no deje que el vendedor se le escape sin darle nombres de personas que hayan instalado su software (aunque esto ya lo habíamos cubierto en el punto sobre las matrices).

Con el nombre y teléfono en sus manos, llame y haga las siguientes preguntas:

·                     ¿Hace cuanto usa el software XXX?

·                     ¿Cuánto le demoró en la instalación?

·                     ¿Me puede nombrar 2 cosas que le parezcan malas? (acuérdese que las buenas ya se las dijo el vendedor)

·                     Si tuviera que volver a escoger, ¿qué otras opciones contemplaría? (esta es una pregunta con truco… si el referido está absolutamente enamorado del producto, no contemplaría otras opciones).

·                     Con la mano en el corazón… ¿me recomienda este software?

Recuerde que con esta información tendremos la posiblidad de distinguir entre “Buen producto / Mal distribuidor” versus “Mal Producto / Buen Distribuidor”. O puede ser que ambas sean buenas, lo cual le permitrá seguir al siguente paso.

7. Tomar la decisión final

Si al final de este proceso usted tiene más de una opción, haga uso de su instinto. Y tenga en cuenta estas tres consideraciones finales:

·                     ¿Cual es más fácil de usar?

·                     ¿Cuál tiene la tecnología más compatible con la empresa?¨

·                     ¿Cuál ofrece más posibilidades de reportes?

Si aún no se logra decidir, tire una moneda al aire. Sólo recuerde que el verdadero costo de un software contable no está en su valor de licenciamiento, sino en su tiempo de implantación y el tiempo que tome en el día a día para incorporarlo a los procesos de la organización.

Siguiendo este proceso, las posibilidades de equivocarse se reducen dramáticamente.

Conclusión

La realidad es que -muy probablemente- el ganador se vislumbre mucho antes de llegar al último punto. Pero es mejor estar seguros y agotar los pasos del proceso. Algunos consultores nos pueden ayudar a tomar la decisión final en media hora. A otras empresas les tomará hasta 3 meses.

Pero cualquier tiempo invertido en seleccionar correctamente el software contable para la organización se verá bien recompensado

DBASE: PADRE PROGRAMACION

dBASE fue el primer Sistema de gestión de base de datos usado ampliamente para microcomputadoras, publicado por Ashton-Tate para CP/M, y más tarde para Apple II, Apple Macintosh, UNIX [1], VMS [2], e IBM PC bajo DOS donde con su legendaria versión III Plus se convirtió en uno de los títulos de software más vendidos durante un buen número de años.
dBASE nunca pudo superar exitosamente la transición a Microsoft Windows y terminó siendo desplazado por productos más nuevos como Paradox, Clipper, y FoxPro.
Incorporaba un lenguaje propio interpretado y requería un LAN PACK para funcionar sobre red local. En 1988 llegó finalmente la versión IV.
dBASE fue vendido a Borland en 1991. Al poco tiempo promovió una casi intrascendente versión 5, de la que llegó a haber versión para Windows. Luego vendió los derechos de la línea de productos en 1999 a dataBased Intelligence, Inc. (dBI) que sigue comercializando nuevas versiones, llamadas dBASE Plus, desde 1999.
Durante la primera mitad de los '80s muchas otras compañías produjeron sus propios dialectos o variaciones del producto y lenguaje. Estos incluyeron FoxPro (ahora Visual FoxPro), Quick-Silver, Clipper, Xbase++, FlagShip, y Harbour. Todos ellos son llamados informalmente como xBase o XBase.
El formato subyacente de dBASE, el archivo dbf, es ampliamente utilizado en muchas otras aplicaciones que necesitan un formato simple para almacenar datos estructurados.
dBASE fue licenciado a los usuarios por un plazo de quince años basado en el inconcebible evento de que un usuario utilizara su copia de dBASE por tan largo período.

 Historia

La historia de dBASE empezó a mediados de 1960 como un sistema llamado RETRIEVE. Este sistema era usado, entre otros, por el Jet Propulsion Laboratory, que comisionó el desarrollo de su propia versión de RETRIEVE a uno de sus programadores, Jeb Long. El resultado fue un sistema llamado JPLDIS, que corría en la UNIVAC 1108 y estaba escrito en FORTRAN.
El creador original de dBase fue Wayne Ratliff [3]. En 1978, durante su estancia en el Jet Propulsion Laboratory (Laboratorio de Propulsión a Chorro) Ratliff escribió un programa de base de datos en ensamblador para ordenadores con sistema operativo CP/M para ayudar con las apuestas de fútbol en la oficina. Lo denominó Vulcan en referencia al personaje Mr. Spock de Star Trek. Se basó en el JPLDIS (Jet Propulsion Laboratory Display Information System) desarrollado por Jeb Long. Más tarde lo usó para preparar sus impuestos y decidió que tenía un potencial comercial.
Las primeras copias tenían un precio de US$ 7.000. La respuesta comercial fue baja y finalmente este hecho, sumado al estrés de las extensiones y las mejoras al sistema, hizo que su mercadeo se estancara.

 Ashton-Tate

Artículo principal: Ashton-Tate

Un cliente de Vulcan se comunicó con George Tate y Hal Lashlee, a la sazón dueños de Discount Software y estos fueron a ver a Ratliff y su demostración de Vulcan. Impresionados, le hicieron un ofrecimiento de derechos exclusivos de mercadeo, que Ratliff aceptó. Finalmente la compañía creció lo suficiente como para contratar a Ratliff como vicepresidente de nuevas tecnologías, y luego como líder del proyecto dBASE.
Igualmente se vinculó a la compañía el programador original de RETRIEVE, Jeb Long, quien terminó por crear el lenguaje de programación interno de dBASE y quien fuera conocido como el gurú de los productos dBASE en Ashton-Tate.

dBase II

Vulcan es portado al IMSAI 8080, se le renombra a dBase II (Tate considera que una versión 2' dará una imagen de más seriedad y producto más elaborado) y de ahí a CP/M, donde se le añaden comandos de soporte de interfaz de video (en modo texto), y soporte de control de fujo (como DO WHILE/ENDDO) y lógica condicional (como IF/ENDIF). Para el manejo de datos, dBase proporciona detallados comandos procedurales y funciones para abrir y navegar por las tablas (como USE, SKIP, GO TOP, GO BOTTOM, y GO recno), manipular valores en los campos (REPLACE y STORE), y manipulación de cadenas de caracteres (como STR() and SUBSTR()), Fechas y Números. Su habilidad para simultáneamente abrir y manipular múltiples ficheros conteniendo datos relacionados hará que Ashton-Tate lo califique de base de datos relacional aunque no cumpla con los criterios definidos por el Dr. Edgar F. Codd.
Alcanza un gran éxito, y se incluye en los paquetes de soft distribuidos con el Osborne 1, la gama de ordenadores Kaypro y otros equipos. El nacimiento de los ordenadores domésticos hacen que se utilice para crear programas profesionales en equipos como las gamas Amstrad CPC y Amstrad PCW, el Commodore 128 y los equipos MSX con unidad de disco (el MSX-DOS soporta los ejecutables CP/M 8080 y Z80).

dBASE III

Las versiones originales fueron escritas en lenguaje ensamblador, pero a medida que el programa creció se tomó la decisión de re-escribir el código en lenguaje C. El resultado fue que las máquinas recientes corrían bien el código, pero no así las antiguas. Además, tenía el problema colateral de que los programas corrían más despacio. Este problema desapareció "solo" al aumentar la potencia del hardware paulatinamente. La versión 1.0, presentada en 1984, contenía numerosos errores que fueron solucionados en la versión 1.1. También existió una versión 1.2, que fue presentada como "Developer's edition". En 1986, se presentó dBase III+, que incluía un núcleo mejorado y menús basados en caracteres de texto para ser utilizado por usuarios finales. También aportaba un primer soporte para red local.

dBASE IV

En 1988 salió la nueva versión, que anunciaba mejores prestaciones y nuevas funcionalidades como soporte SQL, soporte para red local, compilador, entre otras, aunque en realidad era terriblemente lenta e inestable. Aunque incorporaba un compilador, producía sólo código objeto y no un ejecutable, que no era lo que el mercado y desarrolladores esperaban. Este último punto alimentó lo suficiente a Clipper para que la acabara enterrando. Se tardó 2 años en presentar la versión 1.1, que corregía los problemas de inestabilidad. Para entonces, Paradox y sobre todo Clipper ya la habían echado del mercado.
Finalmente, ya dentro de Borland, se llegó a presentar Visual dBASE, posteriormente renombrada dBASE